Para poder acceder a la gestión documental de aTurnos, es necesario que contrates la suscripción de aTurnos Enterprise. La función de Gestión Documental de aTurnos centraliza la carga, descarga y organización de documentos corporativos, como justificantes médicos, partes de trabajo o solicitudes personales. Esto permite:

• Ahorro de tiempo: Accede a toda la documentación desde un único entorno.
• Eficiencia administrativa: Evita pérdidas de documentos y mejora la organización.

Beneficios Clave #

1. Centralización de documentos: Todo lo relacionado con tus empleados en un solo lugar.
2. Gestión segura: Controla quién puede visualizar, cargar o eliminar documentos.
3. Configuración personalizada: Adapta los tipos de documentos según las necesidades de tu empresa.

Cómo Empezar a Usar la Gestión Documental #

1. Configurar Tipos de Documentos #

• Antes de cargar documentos, define los tipos que manejarás:
• Accede al menú Documentos > Tipos.
• Haz clic en «Acciones>Añadir tipo de documento«.
• Completa el formulario:
  • Nombre: Escribe un nombre descriptivo (p. ej., «Justificante médico»).
  • Descripción: Añade detalles específicos sobre el uso del documento (p. ej., «Solo absentismos temporales por consulta médica»).
  • Asociado con: Selecciona la categoría:
    • Sin asociación (-): Para documentos generales.
    • Petición: Asociado a solicitudes específicas (aparecerá un campo adicional para decidir si los documentos pueden eliminarse tras la aprobación de la petición).
    • Solicitud personal: Relacionado con permisos o solicitudes particulares del trabajador.
    • Documentación personal: Para archivos vinculados al perfil del empleado (DNI, contratos, etc.).

2. Configurar Roles y Permisos #

• Define qué acciones pueden realizar los usuarios en función de su rol:
  • Desde la configuración del tipo de documento, asigna permisos para:
    • Documentos propios: Quién puede ver, subir y borrar sus documentos.
    • Documentos ajenos: Quién puede gestionar los documentos de otros trabajadores.
    • Repite este proceso para cada tipo de documento que vayas a utilizar.

3. Gestión de Documentos #

1. Subir Documentos

• Dirígete al menú Documentos > Subir.
• Selecciona el tipo de documento y adjunta el archivo correspondiente.
• Guarda los cambios para que el documento quede registrado.

2. Visualizar y Descargar Documentos

• Ve al menú Documentos > Documentos.
• Busca el documento por tipo, empleado o fecha.
• Haz clic en el archivo para descargarlo o revisarlo.

3. Gestionar Documentos Existentes

• Desde el apartado Documentos > Documentos, puedes:
• Eliminar documentos obsoletos.
• Editar información asociada a los documentos.
• Filtrar por tipo, fecha o usuario para encontrar fácilmente lo que necesitas.