Por supuesto, aTurnos es capaz de gestionar desde Pymes hasta empresas con grandes números de trabajadores. Un ejemplo de ello es la cantidad de empresas grandes que confían en nosotros: IKEA, Correos, Gullón, Pastas Gallo, MediaMarkt…

¿Quieres gestionar tu proyecto con aTurnos? Aquí te decimos cómo lo hacemos: Gestión de proyecto 

Si necesitas solicitar más información, contacta con nosotros. 

Puedes suscribirte a aTurnos en cualquier momento, tanto durante el periodo de prueba gratuito de 30 días como una vez finalizado.

Solo tienes que acceder al menú “Mi suscripción” y seguir estos pasos:

1.Selecciona tu plan

• Elige el rango de trabajadores (de 1 a 100).
• Si necesitas más de 100 trabajadores, contacta con soporte@aturnos.com para contratar mediante transferencia bancaria.
• Escoge facturación mensual o anual (la renovación es automática).
• Añade los módulos extra que necesites.

2.Introduce los datos de facturación

Completa la información de empresa, contacto, dirección, NIF/CIF y método de pago (tarjeta).

3.Confirma y realiza el pago

Revisa el resumen y haz clic en “Crear suscripción”.

Es posible que debas completar una verificación de seguridad (3D Secure) para autorizar el pago.

Una vez finalizado el proceso, podrás ver el detalle de tu suscripción en el apartado “Mi suscripción”.

Si prefieres pagar mediante transferencia bancaria, contacta con soporte@aturnos.com. 

Una vez creados los trabajadores, un usuario con rol Administrador Total o Superusuario puede darles acceso al sistema (activarlos).

Tienes dos formas de hacerlo:

Activación masiva

1. Ve a Administrar → Activar usuarios.
2. Filtra los trabajadores por nombre, localización, categoría o rol si lo necesitas.
3. Selecciona los trabajadores y haz clic en “Activar usuarios seleccionados”.
4. Confirma la acción introduciendo tu clave.

El sistema enviará automáticamente un correo de invitación a los trabajadores y generará un archivo con las contraseñas como copia de seguridad para el administrador.

Activación individual

1. Ve a Trabajadores → Listado.
2. Edita el perfil del trabajador.
3. Haz clic en “Enviar correo de activación”.

Antes de enviarlo, verifica que el email sea correcto.

Si necesitas ampliar o reducir el número de trabajadores en aTurnos, puedes modificar tu suscripción en cualquier momento.

1. Accede a Mi Suscripción → Editar suscripción.
2. Selecciona un plan de usuarios superior o inferior; el sistema recalculará el precio automáticamente.
3. Pulsa Añadir datos de facturación y después Calcular precio final para ver el importe pendiente según tu fecha de vencimiento.
4. Para confirmar el cambio, haz clic en Añadir servicios y pagar. 

Al cancelar una suscripción activa, seguirás teniendo acceso a los servicios hasta la fecha de finalización del periodo contratado. Por ejemplo, si tu suscripción es mensual y la cancelas el día 10, podrás utilizar aTurnos hasta el final del mes. Una vez terminado ese periodo, no se realizará ningún nuevo cobro.

Para cancelarla, accede a Mi Suscripción y, al final de la página, selecciona Cancelar suscripción. 

1. Accede a Mis Equipos (haz clic en el nombre de tu equipo).
2. En la parte superior, pulsa “Añadir equipo”.

⚠️ Importante: Cada equipo tiene su propia suscripción.

Para activar el servicio en el nuevo equipo deberás suscribirte nuevamente o contactar con soporte@aturnos.com indicando el número máximo de trabajadores. 

Para cambiar el nombre a un equipo aTurnos debes acceder a Administrar>Configuración>Datos del equipo. Allí encontrarás el campo destinado al nombre del equipo. No olvides hacer clic sobre el botón «Guardar» para conservar los cambios.

Para ordenar las localizaciones del cuadrante debes acceder a Administrar>Localizaciones. Allí encontrarás el botón «Cambiar orden» (dos triángulos en vertical), haciendo clic sobre él se habilitará una pantalla de edición que funciona haciendo clic y arrastrando las localizaciones en la posición que desees.

aTurnos permite usar varios idiomas. Debes diferenciar entre el idioma del equipo y el idioma individual de cada trabajador.

• Idioma por defecto del equipo:

  Ve a Administrar → Configuración → Datos del equipo y selecciona el idioma. Este se aplicará a los trabajadores que se añadan a partir de ese momento.

• Idioma personal:

  Accede a tu perfil → Configuración y, en el desplegable Idioma, elige el que quieras usar. Solo afectará a tu cuenta

Si algunos trabajadores tienen festivos diferentes (por ejemplo, festivos locales), puedes asignarlos solo a una localización concreta.

1. Primero crea la localización del centro de trabajo.
2. Después añade el festivo desde Añadir festivo o mediante importación por Excel.
3. Indica la localización a la que afectará el festivo.

Los trabajadores que tengan esa localización verán ese día como festivo en su planificación y se contabilizará automáticamente en el reporte Festivos & Nocturnidad. 

El administrador puede personalizar la información mostrada usando el filtro de la barra superior del cuadrante.

Desde ahí puedes ocultar o mostrar datos como:

• Foto de perfil
• Nombre del empleado
• Datos adicionales del empleado
• Turnos (abreviatura)
• Horario (inicio y fin)
• Localización
• Descripción
• Recursos

Así puedes adaptar el cuadrante para verlo más limpio o con más detalle según tus necesidades. 

Por defecto, los trabajadores se ordenan según sus localizaciones (igual que en el cuadrante), pero puedes personalizar el orden fácilmente.

1. Ve a Trabajadores → Listado.
2. Haz clic en “Cambiar orden” en el botón de acciones.
3. Reordena a los trabajadores:

• Introduciendo manualmente el número de orden, o
• Arrastrando cada trabajador a la posición deseada.

1. Pulsa “Cambiar orden” para guardar.

El nuevo orden se aplicará tanto en el listado de trabajadores como en el cuadrante. 

aTurnos te da la opción de crear todos los turnos de trabajo u horarios que necesites (turnos de mañana, de tarde, de noche, etc.). Para ello, debes acceder en el menú a: Planificador>Tipos de turno>Acciones>Crear turnos.

La forma de planificar depende del tamaño del equipo, la complejidad y la frecuencia (semanal, mensual, trimestral…).

Para facilitarlo, sigue estos pasos básicos:

1. Configura la herramienta

   Crea trabajadores y tipos de turno (si tu equipo ya está creado puedes saltar este paso).

2. Realiza la planificación

   Según el modelo que necesites: planificación fija, rotaciones o turnos variables.

3. Gestiona vacaciones y permisos

   Ajusta ausencias y días libres dentro del cuadrante.

Con estos tres pasos podrás comenzar a planificar correctamente en aTurnos. 

Tienes dos formas:

• Con el ratón: haz clic en el día del trabajador y selecciona Añadir turno.
• Con el teclado: haz clic en el día y escribe la abreviatura del turno. 

Para crear una restricción, accede a Planificador → Restricciones y pulsa el botón Acciones → Añadir. Se abrirá un formulario que variará según el tipo de restricción seleccionada.

• Tipo de restricción: hay más de 50 opciones organizadas en varios grupos; cada una mostrará campos específicos según su funcionamiento.
• Modo: puede ser Obligatorio (no permite continuar si se incumple) o Deseable (muestra aviso pero permite continuar bajo confirmación).
• Entrada en vigor y fecha fin: permite definir un periodo de aplicación, útil por ejemplo para temporadas con condiciones distintas.
• Campos específicos: según la restricción aparecerán opciones diferentes (por ejemplo, tipos de turno o un valor numérico como fines de semana a descansar).
• Usuarios disponibles: por defecto se aplica a todo el equipo, pero puedes elegir trabajadores concretos o un colectivo usando el filtro. 

Puedes verificar restricciones del equipo, de un grupo o de un trabajador desde Planificador → Restricciones.

Desde el listado de restricciones

1. Pulsa Acciones → Comprobar.
2. Selecciona:

• Tipo de restricción
• Periodo de tiempo
• Origen (cuadrante normal o borrador)

También puedes usar el icono ✓ de cada restricción para comprobarla directamente.

Desde un trabajador concreto

• Accede a su perfil y revisa las restricciones aplicadas solo a ese empleado.

Así podrás ver rápidamente si existe algún incumplimiento en la planificación. 

Desde el perfil del trabajador, en el apartado de “Restricciones” , el administrador puede comprobar si las restricciones se incumplen, a nivel de individual del trabajador en el que se está consultando.

Los patrones son secuencias de turnos y descansos que se guardan para reutilizarse con un grupo de trabajadores (por categoría, especialidad o localización).

Por ejemplo, puedes tener un patrón de verano y otro de invierno y aplicarlos según el periodo.

Existen tres tipos:

• Fijos
• Rotativos simples
• Rotativos complejos (creados con la calculadora de turnos)

Permiten planificar de forma rápida y mantener siempre la misma estructura de horarios. 

Si necesitas replantear el cuadrante (por ejemplo, tras aplicar un patrón incorrecto), puedes eliminar turnos de uno o varios trabajadores.

Borrar un solo trabajador

• Haz clic sobre el trabajador y selecciona Borrar cuadrante.

Solo se eliminará el periodo visible en la vista actual.

Borrar varios o todos los trabajadores

1. Ve a la rueda de Opciones del cuadrante.
2. Selecciona Borrar cuadrante.
3. Indica el rango de fechas y los trabajadores afectados.

Al confirmar, también se actualizará la fecha de planificación para poder extenderla correctamente en el futuro. 

Cuando un trabajador tiene un patrón aplicado, puedes repetirlo automáticamente desde la fecha en la que terminó.

Puedes hacerlo para todo el equipo o solo para un trabajador.

A todo el equipo

1. Ve a la rueda de Opciones del cuadrante.
2. Pulsa Extender planificación.
3. Elige si debe afectar a festivos y/o vacaciones.

A un trabajador concreto

1. Haz clic en el nombre del trabajador.
2. Selecciona Extender planificación.

El sistema continuará la planificación siguiendo el último patrón aplicado. 

Puedes registrar notas o recordatorios en cualquier día del cuadrante.

1. Haz clic en el día correspondiente dentro del cuadrante.
2. Selecciona la opción Comentario.
3. Escribe la información y guarda.

El comentario quedará asociado a ese día para consulta posterior 

1. Ve a Cuadrante y entra en la rueda de Opciones del cuadrante.
2. Selecciona Cerrar cuadrante.
3. Indica la fecha de cierre y pulsa Guardar.

Para volver a editarlo, solo debes establecer una fecha de cierre anterior al día que quieras modificar. Al cerrar el cuadrante también puedes bloquear la edición de fichajes (si está configurado en Ajustes → Exportación a nóminas: El cuadrante debe estar cerrado). 

1. Accede a Cuadrante → Cuadrante anual.
2. Pulsa Exportar (arriba a la derecha).
3. Elige el formato:

• Excel
• PDF A3 horizontal
• PDF A4 vertical

4. Selecciona las opciones (con detalles, todos los trabajadores, incluir fecha de generación) y confirma.

El navegador descargará automáticamente los cuadrantes de cada trabajador para que puedas guardarlos o imprimirlos. 

1. Ve a Trabajadores → Listado.
2. Accede al perfil del trabajador.
3. Entra en la pestaña Nóminas.
4. Indica la fecha de cierre.

El cierre solo afectará a ese trabajador, sin bloquear el resto del equipo. 

Puedes pegar una planificación mensual (o menor) creada en Excel directamente en el cuadrante de aTurnos.

Preparar el Excel

• Copia solo las abreviaturas de los turnos (sin nombres ni fechas).
• Las abreviaturas deben coincidir con las creadas en aTurnos.
• o debe haber filas ni columnas vacías entre datos.
• El orden de trabajadores debe ser el mismo que en aTurnos.

Pegar en aTurnos

1. Entra al Cuadrante y selecciona la primera celda del primer trabajador.
2. Ve a Acciones → Pegar desde Excel.
3. Pega el contenido copiado.
4. Pulsa Guardar.

Los turnos se insertarán automáticamente respetando las restricciones.

Si alguna abreviatura no existe en aTurnos, la planificación no se importará correctamente. 

La calculadora intenta respetar las restricciones, pero algunas pueden ser contradictorias.

Por eso, una vez generado y guardado un patrón, al aplicarlo en el cuadrante se insertará exactamente igual, aunque no encaje con todos los trabajadores.

Esto ocurre porque un patrón es una secuencia pensada para trabajadores con las mismas condiciones (por ejemplo, que todos puedan hacer mañana, tarde y noche).

Si algún trabajador tiene limitaciones (ej.: solo turno de mañana), debes separarlo en otro patrón o secuencia compatible en lugar de usar el mismo para todos. 

Puedes descargar la planificación desde Administrar → Importar/Exportar → Exportar.

1. Indica la fecha inicio y fin del periodo.
2. Elige el formato de archivo.
3. Selecciona el equipo o equipos (según tus permisos).
4. Marca los campos que deseas exportar (datos básicos, contrato, localización y turnos).
5. Realiza la exportación.

Se descargará un archivo Excel (CSV) con la planificación seleccionada. 

Puedes descargar la planificación desde Administrar → Importar/Exportar → Exportar.

1. Selecciona la fecha inicio y fin del periodo.
2. Elige el formato de archivo.
3. Escoge el equipo o equipos (según tus permisos).
4. Marca los campos necesarios (datos básicos, contrato, localización y turnos).
5. Realiza la exportación.

Se descargará un archivo Excel (CSV) que podrás usar posteriormente para importar la planificación en otro equipo siguiendo el proceso de importación correspondiente.

El traslado permite pasar los días no disfrutados del año anterior al nuevo año y dejar el saldo anterior a cero.

Para hacerlo:

1. Crea un absentismo justificado (ej. Vacaciones Año Anterior – VAA).
2. Crea y asigna al trabajador una restricción que limite el número de días (igual a los pendientes).
3. Desde el perfil del trabajador, haz clic en “Trasladar” y guarda.

Los días trasladados podrán solicitarse mediante una petición tipo VAA y quedarán controlados por la restricción creada. 

Si las vacaciones (turnos V) fueron insertadas mediante patrón o manualmente:

1. Haz clic en el trabajador.
2. Selecciona “Borrar cuadrante”.
3. Marca únicamente la opción “Vacaciones” (desmarca el resto).
4. Acepta la acción (se recomienda no actualizar la fecha de planificación). 

Ten en cuenta que solo se borrará el periodo visible según la vista actual del cuadrante. 

1. Accede a “Cuadrante” → “Peticiones y Cambios”.
2. Entra en la pestaña “Historial de peticiones”.
3. Busca la petición aprobada y haz clic en el icono del ojo (Detalle).
4. Pulsa “Deshacer acción”.

Esto restaurará los turnos originales y devolverá los días al saldo del trabajador. 

Las vacaciones pueden mostrarse con decimales debido a la configuración del equipo en la opción “Redondeo de vacaciones”.

• Si está configurado como “Sin redondeo”, el sistema calcula el número exacto de días según:
• Días de vacaciones anuales
• Periodo de contrato
• Posibles excedencias
• Porcentaje de jornada (si aplica)

En este caso, los saldos pueden mostrarse con decimales.

• Si está configurado como “Redondeo entero”, los valores se mostrarán sin decimales.

 Revisa esta opción en los ajustes del equipo si necesitas modificar cómo se visualizan los saldos. 

Existen dos formas de eliminar únicamente las vacaciones (turnos “V”) de la planificación:

1. Desde el menú del trabajador

Haz clic sobre el trabajador.

• Selecciona “Borrar cuadrante”.
• Marca solo la opción “Vacaciones”.
• Ten en cuenta que se borrará únicamente el periodo visible según la vista actual del cuadrante.

2. Desde la rueda de Opciones del cuadrante

• Accede a “Borrar cuadrante”.
• Indica el rango de fechas (inicio y fin).
• Selecciona uno, varios o todos los trabajadores.
• Marca únicamente la opción “Vacaciones”.

⚠️ No selecciones las otras opciones si solo deseas eliminar las vacaciones. 

La Fecha fin del periodo vacacional permite que los días de vacaciones no disfrutados en un año puedan utilizarse en el año siguiente, pero computándose en el balance del año anterior. 

Si un trabajador tiene días pendientes al 31/12, podrá disfrutarlos en el nuevo año hasta la fecha indicada como fin de periodo vacacional.

Por ejemplo:

• Tiene 28 días en 2021.
• A 31/12/2021 ha disfrutado 18.
• Le quedan 10 días pendientes.
• La fecha fin del periodo vacacional está configurada al 15/01.

Si solicita vacaciones del 02/01 al 15/01/2022:

• Los días se mostrarán en el cuadrante de 2022.
• Pero se descontarán del balance de 2021 (hasta dejarlo a 0).
• No afectarán al saldo de 2022.

En vacaciones de tipo laborables, solo se aplicarán en los días con turno planificado. 

Es importante que los balances de años anteriores estén correctamente ajustados a 0 antes de empezar a planificar en aTurnos, para evitar descuadres futuros. 

El administrador puede aprobar o denegar la solicitud desde:

• El cuadrante
• El widget de peticiones
• El menú “Peticiones y Cambios”

Para aprobarla, debe acceder al asistente y decidir:

• Si las vacaciones sustituyen o se añaden a los turnos existentes.
• Si se consideran días laborables o naturales (según configuración).
• Si se asignan los turnos a compañeros disponibles.
• Revisar el balance de vacaciones del trabajador.

Una vez aceptada, las vacaciones quedan confirmadas en el cuadrante y la petición pasa al histórico. 

1. Haz clic en el primer día del periodo en el cuadrante.
2. Selecciona la opción “Peticiones”.
3. Completa el formulario y pulsa Guardar.

La petición quedará en estado pendiente, se mostrará en color morado en el cuadrante y aparecerá en el registro de “Peticiones y Cambios” hasta que el administrador la gestione. 

Para una correcta gestión de vacaciones debes:

1. Configurar el equipo.
2. Definir la cantidad de vacaciones correspondiente a cada trabajador.
3. Elegir cómo se controlarán los saldos.
4. Decidir cómo se aplicarán las vacaciones (por petición del trabajador, mediante patrones, etc.). 

Para mas información consulta la guia «Gestión de vacaciones«

Para poder solicitarlas, el equipo debe tener configuradas las vacaciones sin redondeo y el administrador debe haber creado un absentismo temporal que no compute horas.

Para enviar la petición:

1. Accede desde el cuadrante, el widget de peticiones o el menú “Peticiones y Cambios” → Acciones → Nueva petición.
2. Selecciona “Vacaciones por horas” en el tipo.
3. Indica las horas correspondientes y haz clic en Guardar.

La solicitud quedará pendiente de aprobación, se mostrará en morado en el cuadrante y el administrador recibirá una notificación.

Una vez aprobada, computará en el balance de vacaciones y se mostrará en amarillo en el cuadrante. 

En aTurnos existen dos tipos de vacaciones:

• Vacaciones naturales: Se insertan en todos los días del periodo solicitado, tanto planificados como no planificados, en el cuadrante del trabajador.
• Vacaciones laborables: Solo se insertan en los días previamente planificados en el cuadrante.
  Si un día no tiene turno planificado, no se registrarán vacaciones en ese día. 

Si no existe planificación en el cuadrante:

• Las vacaciones no se insertarán, aunque la petición esté aprobada.
• Tampoco se añadirán si los turnos se planifican después de haber aprobado la solicitud.

Solución: Primero planifica los turnos en el cuadrante y después realiza y aprueba la petición de vacaciones. Así el sistema podrá insertar correctamente las vacaciones en los días laborables. 

Un Superusuario puede modificar información de muchos trabajadores desde RRHH → Maestro de empleados usando la opción Cambiar datos en bloque.

Primero filtra los trabajadores (por equipo, rol o nombre) y luego aplica los cambios a todos a la vez.

Puedes modificar:

• Horas contrato/año
• Horas mensuales o semanales
• Días de vacaciones y tipo (laborales o naturales)
• Vacaciones de un año concreto
• Permiso de fichaje sin control de IP/web

Pasos

1. Filtra los trabajadores en el Maestro de empleados.

2. Selecciona Cambiar datos en bloque.

3. Introduce el nuevo valor (puedes cambiar varios datos a la vez).

4. Pulsa Guardar.

El cambio se aplicará automáticamente a todos los trabajadores filtrados.

Cuando un convenio cambia las horas anuales, debes crear un nuevo periodo del trabajador con las nuevas horas mediante importación.

Pasos

1. Ve a Trabajadores → Listado y descarga el archivo CSV.
2. Edita el archivo:

• En el periodo antiguo añade la fecha de baja (ej.: 31/12/2023).
• Crea una nueva línea con la fecha de alta del nuevo año (ej.: 01/01/2024) e introduce las nuevas horas anuales

2. Guarda el archivo en formato CSV.

3. Ve a Administrar → Importar/Exportar → Importar y selecciona “Importación trabajadores y/o planificación”.

4. Sube el archivo, asocia los campos (nombre, email, fechas y horas contrato/año) y pulsa Importar.

Después, revisa el perfil del trabajador para confirmar que el nuevo periodo y las horas se han actualizado correctamente. 

Esta función es exclusiva para usuarios con rol Superusuario y se realiza desde RRHH → Estructura → Maestro de empleados.

Puedes hacerlo de dos formas:

• Mover el periodo existente: el trabajador pasa completamente al nuevo equipo.
• Mover desde una fecha: se crea un nuevo periodo en el nuevo equipo y se mantiene el historial en el anterior.

Pasos

1. Busca al trabajador usando el filtro (en alta, baja o alta futura).
2. Pulsa Editar / mover trabajador (icono del lápiz).
3. Selecciona el equipo destino.
4. Indica la fecha de inicio o fin según el tipo de traslado.
5. Decide si quieres:

• Borrar del equipo de origen (traslado completo), o
• Mantener el periodo anterior.

6. Opcionalmente, copia turnos, horas planificadas y ajustes (vacaciones/horas).

7. Pulsa Guardar.

El trabajador quedará asignado al nuevo equipo según la fecha indicada. 

Un Superusuario puede mover a un trabajador a un nuevo equipo manteniendo su historial en el equipo anterior.

Tienes dos formas de hacerlo:

Desde RRHH (Maestro de empleados)

1. Añade al trabajador en el equipo destino indicando la fecha de inicio del nuevo periodo.
2. Guarda los cambios.
3. Después, edita el periodo en el equipo origen e introduce la fecha fin para cerrar su etapa anterior.

Desde el perfil del trabajador

1. Accede al perfil del trabajador.
2. Pulsa “Nuevo periodo”.
3. Selecciona el equipo destino, rol y fecha de inicio.
4. Guarda los cambios y, posteriormente, indica la fecha fin en el equipo anterior.

Así el trabajador empezará en el nuevo equipo desde la fecha indicada, manteniendo el histórico de planificación y datos en el equipo original. 

Debes acceder a Trabajadores>Listado y en la barra de acciones encontrarás el botón «De baja«. Haciendo clic sobre ese botón te aparecerán todos los trabajadores que estuvieron en algún momento de alta en ese equipo, pero actualmente están de baja. Busca el trabajador que quieres volver a dar de alta y haz clic sobre el botón de «editar» (lápiz). Este botón te llevará al perfil del trabajador donde encontrarás el botón «Volver a dar de alta«. Haz clic sobre él e inserta las fechas del nuevo periodo de contratación.

Cuando no existe integración con un programa de gestión, los administradores deben gestionar manualmente las altas y bajas. Esto es habitual en contratos temporales, fijos-discontinuos o cubre-turnos, donde un trabajador puede ser dado de baja y posteriormente volver a darse de alta.

Desde Trabajadores → Listado verás los empleados activos. Existen tres formas de dar de baja a un trabajador:

• Desde el listado: pulsa el botón Eliminar (papelera), indica la fecha de baja y decide si deseas recalcular automáticamente las horas y vacaciones hasta esa fecha.
• Desde el perfil del trabajador: entra en Editar, ve a Categoría & Contrato e introduce la fecha de fin de contrato. Al guardar, el sistema preguntará si quieres recalcular horas y vacaciones y eliminará la planificación posterior a esa fecha.
• Desde el botón “Dar de baja”: dentro del perfil, usa el botón superior, indica la fecha y confirma si deseas recalcular los datos del periodo.

Una vez la fecha de baja sea anterior al día actual, el trabajador pasará al listado de Trabajadores → De baja, donde quedará registrado como inactivo